Regulamin i Polityka Prywatności VirgoCMS

1. Postanowienia ogólne i definicje

1. Niniejszy regulamin („Regulamin”) określa zasady korzystania z aplikacji typu SaaS VirgoCMS, umożliwiającej tworzenie, utrzymanie i rozwój stron internetowych.
2. Definicje:
   • Konto – przypisany do Użytkownika panel administracyjny w VirgoCMS.
   • Użytkownik – podmiot, który utworzył Konto lub zawarł Umowę o świadczenie Usług.
   • Usługi – świadczenia VirgoCMS opisane w sekcji 2.
   • Umowa – umowa o świadczenie Usług zawierana na zasadach Regulaminu.
   • Okres rozliczeniowy – miesiąc / kwartał / półrocze / rok – zgodnie z wyborem Użytkownika.
   • Cennik – zestawienie pakietów i cen publikowane online (Załącznik nr 1).
3. Warunkiem korzystania z Usług jest akceptacja Regulaminu w trakcie zakładania Konta.
4. Usługi są świadczone na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

2. Zakres i warunki świadczenia Usług

1. VirgoCMS świadczy w szczególności:
   • udostępnianie aplikacji (editor CMS) do tworzenia i zarządzania stronami www,
   • hosting stron internetowych,
   • obsługę domen,
   • wsparcie techniczne,
   • kopie zapasowe,
   • działania SEO/pozycjonowanie (w zakresie określonym w pakiecie).
2. Użytkownik może samodzielnie zarządzać stroną; w wyższych pakietach część prac może wykonywać Usługodawca zgodnie z zakresem pakietu.
3. Zakres funkcjonalny zależy od wybranego pakietu – im wyższy pakiet, tym szersze możliwości.
4. Usługodawca zapewnia dostępność i wsparcie w rozsądnym zakresie, z uwzględnieniem prac serwisowych, o których – jeśli to możliwe – informuje z wyprzedzeniem.

3. Rejestracja, Konto i zawarcie Umowy

1. Utworzenie Konta wymaga podania prawdziwych danych i akceptacji Regulaminu.
2. Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta lub opłacenia pierwszej proformy – w zależności od procesu przyjętego przez Usługodawcę.
3. Użytkownik zobowiązuje się do ochrony danych logowania i nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.

4. Płatności, okresy rozliczeniowe i Cennik

1. Wszelkie ceny są podawane w kwotach netto; do cen doliczany jest należny podatek VAT według obowiązujących stawek.
2. Opłaty są wnoszone z góry za wybrany Okres rozliczeniowy: miesięczny, kwartalny, półroczny lub roczny.
3. Aktualny Cennik i opis pakietów publikowane są online (Załącznik nr 1).
4. Brak płatności w terminie może skutkować ograniczeniem lub zablokowaniem Usług do czasu uregulowania należności.

5. Okres próbny i gwarancja satysfakcji

1. Bezpłatny okres próbny jest dostępny na żądanie i przyznawany według uznania Usługodawcy, zgodnie z aktualnymi zasadami publikowanymi na stronie.
2. Obowiązuje 30-dniowa gwarancja satysfakcji liczona od dnia rozpoczęcia płatnego Okresu rozliczeniowego: w przypadku rezygnacji w tym terminie Usługodawca zwróci Użytkownikowi uiszczoną opłatę za bieżący Okres rozliczeniowy (jeśli nie uzgodniono inaczej), z wyłączeniem kosztów zewnętrznych już poniesionych na rzecz Użytkownika (np. rejestracja domeny, certyfikat SSL, kampanie SEO), o ile takie wystąpiły i były zaakceptowane przez Użytkownika.
3. W przypadku Konsumentów informacje o ewentualnym prawie odstąpienia od umowy i jego ograniczeniach zawiera Polityka prywatności (sekcja RODO i informacyjna) oraz przepisy prawa konsumenckiego; Użytkownik może wyrazić zgodę na rozpoczęcie świadczenia przed upływem 14 dni, co może skutkować obowiązkiem zapłaty za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia.

6. Dane, hosting i kopie zapasowe

1. VirgoCMS może przetwarzać dane osobowe Użytkownika oraz dane wprowadzone przez Użytkownika w ramach jego strony (np. dane z formularzy). Zasady przetwarzania określa Polityka prywatności (RODO) – sekcja 12.
2. Hosting jest realizowany u zewnętrznego dostawcy działającego jako podmiot przetwarzający na rzecz Usługodawcy i/lub Użytkownika – zgodnie z sekcją 13 (Powierzenie przetwarzania danych).
3. Usługodawca wykonuje kopie zapasowe w rozsądnym i adekwatnym zakresie dla ciągłości działania; konkretna częstotliwość i retencja mogą zależeć od pakietu.

7. Treści Użytkownika i dozwolony użytek

1. Użytkownik ponosi wyłączną odpowiedzialność za treści publikowane na swojej stronie.
2. Dozwolone są wyłącznie treści i działania zgodne z prawem. Zakazane są w szczególności treści naruszające dobra osobiste, prawa autorskie, znaki towarowe, a także treści bezprawne, wprowadzające w błąd, nawołujące do nienawiści, przemocy itp.
3. Usługodawca może wezwać do usunięcia lub samodzielnie zablokować dostęp do treści bezprawnych, a w przypadkach rażącego lub powtarzającego się naruszenia – wypowiedzieć Umowę ze skutkiem natychmiastowym (sekcja 9).

8. Odpowiedzialność i ograniczenia

1. Usługodawca stosuje racjonalne środki organizacyjne i techniczne dla zapewnienia bezpieczeństwa oraz dostępności Usług, jednak nie gwarantuje nieprzerwanego działania wolnego od błędów.
2. W granicach dozwolonych przez prawo odpowiedzialność Usługodawcy jest ograniczona do szkód rzeczywistych poniesionych przez Użytkownika, maksymalnie do równowartości opłat uiszczonych przez Użytkownika za ostatni opłacony Okres rozliczeniowy danego pakietu.
3. Usługodawca nie odpowiada za: (i) niedostępność spowodowaną siłą wyższą, awariami zewnętrznych dostawców, działaniami osób trzecich; (ii) szkody wynikłe z korzystania niezgodnie z Regulaminem; (iii) utracone korzyści.
4. Żadne postanowienie Regulaminu nie wyłącza odpowiedzialności, której wyłączenie jest niedopuszczalne przez bezwzględnie obowiązujące przepisy prawa.

9. Czas trwania, wypowiedzenie, usunięcie i przywracanie usług

1. Umowa ma charakter odnawialny zgodnie z wybieranymi Okresami rozliczeniowymi.
2. Rezygnacja: Użytkownik może zrezygnować z Usług poprzez nieopłacenie proformy na kolejny Okres rozliczeniowy; wówczas Usługa wygasa z końcem opłaconego okresu.
3. Usunięcie: Po upływie 365 dni od daty wygaśnięcia Usługi dane i konfiguracje mogą zostać trwale usunięte.
4. Przywracanie: Przywrócenie Usługi jest możliwe do 365 dni od daty wygaśnięcia; koszt przywrócenia jest równy liczbie Okresów, w których Usługa nie była opłacana, pomnożonej przez cenę z aktualnego Cennika odpowiadającą danemu pakietowi.
5. Wypowiedzenie przez Usługodawcę: Usługodawca może wypowiedzieć Umowę w trybie natychmiastowym w razie istotnego naruszenia Regulaminu przez Użytkownika (w tym publikacji treści bezprawnych) lub uporczywych opóźnień w płatnościach.

10. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące Usług należy składać drogą elektroniczną na adres: reklamacje@virgocms.pl, podając co najmniej: dane identyfikujące Użytkownika, opis i datę zdarzenia, oczekiwany sposób rozstrzygnięcia.
2. Usługodawca rozpatruje reklamacje bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie do 14 dni roboczych.
3. W sprawach obsługi: bok@virgocms.pl • w sprawach faktur: faktury@virgocms.pl • w sprawach ochrony danych: rodo@virgocms.pl.

11. Postanowienia końcowe

1. Regulamin może ulegać zmianom z ważnych przyczyn (np. zmiany prawa, funkcjonalności, procesów). O zmianach Użytkownik zostanie poinformowany z odpowiednim wyprzedzeniem poprzez serwis lub e-mail. Dalsze korzystanie z Usług po dacie wejścia zmian w życie oznacza akceptację nowych warunków.
2. Prawem właściwym jest prawo polskie. Spory rozstrzyga sąd powszechny właściwy miejscowo dla siedziby Usługodawcy, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy przyznają właściwość inną (np. wobec Konsumenta).

12. Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

12.1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych Użytkowników jest MINISOFT INTERACTIVE sp. z o.o. („Administrator”, „VirgoCMS”). Kontakt w sprawach ochrony danych: rodo@virgocms.pl.

12.2. Kategorie danych

Dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię, nazwisko, firma, NIP, e-mail, telefon), dane rozliczeniowe, dane dotyczące Konta i aktywności w systemie, logi techniczne, a także dane wprowadzone przez Użytkownika w ramach jego strony (np. zapisy z formularzy).

12.3. Cele i podstawy prawne (art. 6 ust. 1 RODO)

• zawarcie i wykonanie Umowy o świadczenie Usług (lit. b),
• wypełnienie obowiązków prawnych (np. podatkowych, rachunkowych) – (lit. c),
• realizacja prawnie uzasadnionych interesów Administratora, w tym dochodzenie roszczeń, zapewnienie bezpieczeństwa, marketing własny usług (lit. f),
• na podstawie zgody – w zakresie, w jakim została udzielona (lit. a), np. newsletter.

12.4. Odbiorcy danych

Podmioty przetwarzające świadczące usługi na rzecz Administratora (m.in. hosting, utrzymanie systemów, narzędzia analityczne, płatności, mailing), a także uprawnione organy państwowe w przypadkach przewidzianych prawem.

12.5. Przekazywanie poza EOG

Co do zasady dane są przetwarzane w EOG. Jeśli dochodzi do transferu poza EOG, Administrator zapewnia odpowiednie zabezpieczenia (np. standardowe klauzule umowne).

12.6. Okres przechowywania

• dane umowne – przez czas trwania Umowy i rozliczeń, a następnie przez okres przedawnienia roszczeń,
• dane rozliczeniowe – przez okres wymagany przepisami (np. podatkowymi),
• dane wprowadzone przez Użytkownika – zgodnie z cyklem życia Usługi (patrz sekcja 9),
• dane przetwarzane na podstawie zgody – do czasu jej wycofania.

12.7. Prawa osób, których dane dotyczą

Prawo dostępu, sprostowania, usunięcia, ograniczenia, przenoszenia danych, sprzeciwu, a także prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania przed jej wycofaniem). Skargi można kierować do Prezesa UODO.

12.8. Wymóg podania danych

Podanie danych może być niezbędne do zawarcia i wykonania Umowy; brak podania danych może uniemożliwić świadczenie Usług.

12.9. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołującego skutki prawne, w tym profilowania – poza ewentualnym podstawowym dostosowaniem treści i komunikacji marketingowej za zgodą lub na podstawie uzasadnionego interesu.

12.10. Pliki cookies i logi

Serwis może wykorzystywać pliki cookies i podobne technologie do zapewnienia funkcjonalności, analityki oraz – za zgodą – celów marketingowych. Szczegóły określa polityka cookies publikowana na stronie.

13. Powierzenie przetwarzania danych (DPA)

1. W zakresie, w jakim Użytkownik gromadzi dane osób odwiedzających jego stronę utworzoną w VirgoCMS, Użytkownik jest Administratorem tych danych, a VirgoCMS działa jako Podmiot przetwarzający.
2. Zakres i cel powierzenia: hosting, utrzymanie, przechowywanie, tworzenie kopii zapasowych, wsparcie techniczne i inne niezbędne czynności w celu świadczenia Usług.
3. VirgoCMS zapewnia środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, prowadzi ewidencję kategorii czynności przetwarzania, zapewnia poufność personelu, wspiera Użytkownika w realizacji obowiązków wobec osób, których dane dotyczą oraz – w razie potrzeby – umożliwia audyt w uzasadnionym i proporcjonalnym zakresie.
4. Subprocesorzy: VirgoCMS może korzystać z podwykonawców, w tym zewnętrznego dostawcy hostingu, na podstawie umów spełniających wymogi RODO.
5. Po zakończeniu świadczenia Usług VirgoCMS usuwa lub zwraca Użytkownikowi dane w terminach i zakresie wynikającym z sekcji 9, chyba że dalsze przechowywanie wynika z obowiązków prawnych.